外贸软件的主要功能是对外贸客户和业务进行管理。对于有一定规模的企业甚至是小企业而言，外贸管理软件不但是客户管理的必要，还是提高管理效率的利器。

首先，外贸软件帮助企业对客户资源进行备份。毋庸置疑，客户资源是外贸企业的核心竞争力，客户的备份非常重要。但是，外贸行业难免人来人往，人员的流动往往造成客户联系的断档。跟客户的密切联系是成单的基础，固然因为员工变动造成客户关系受影响在所难免，但有好的客户备份至少可以保证客户的联系记录能保存下来，公司业务发展有连续性。

第二，外贸软件可以帮助企业更好的跟进和管理客户。虽然ERP等系统有客户管理模块，但外贸软件能更好的管理和跟进客户，尤其是针对外贸客户的开发及跟进有更专业的优化。好的外贸管理软件可以帮助销售人员管理客户跟进的频率，能连接订单跟踪与客户联系，让销售人员更好的服务于客户，提高工作效率。

第三，外贸软件的报价、PI、订单系统可以将销售过程记录下来，避免了文件夹管理的麻烦，客户长期跟进过程中的记录可以清晰的查询，节省了工作时间，使得客户跟进更加方便、高效。同时可以实现销售数据的实时更新，减少了内部的效率。此外，外贸软件还可以实现收付款管理、陌生客户获取及邮件管理等功能。