外贸软件如何提升机械行业进出口管理效率

2023-05-16

     外贸机械行业公司在选择外贸软件的时候,是要选择单机版还是网络版呢?这就要以软件的实际使用情况作为参考了。如果公司只有一个人使用软件的话,建议使用单机版,如果使用人数3人或以上,就是网络版本的软件了。

  关于外销价格的核算方式方面。外贸软件可以进行灵活设置,无论是按照利润率计算,还是按照换汇成本计算,都是可以的。外销价格数值的展现,可根据实际情况设置,可以显示保留小数点的数字,也可以设置取证的数字。如果遇到客户还价,软件还可以根据还价情况自动倒推利润增值和换汇成本。报价单可以从Excel表格中粘贴,也可以直接导出系统,支持多种格式(格式有jpg、pdf、excel)导出。关于对外贸报价方面。对于客户询价,比如:现在国外客户来询价,由于产品品类多,传统手工excel表格操作,就是在设定好的表格中进行价格变动就可以。对于这种报价,要如何在外贸软件中进行操作呢?在软件商品库中,选取对应的产品,直接输入价格,就可以生成对外的报价单,简单易操作。对于工厂的询价,询价单与制作外销合同的方式是一样的。如果产品成本总是产生变动的话,这种情况可以在对外报价时,通过手动来输入价格。

  关于产品利润调整方面。主要是根据平时的业务利润,在软件系统中嵌入对应的公式,也可以针对每一条商品信息进行公式嵌入,以保证相应的利润。

  关于选定产品的操作。可以选取单个产品,也可以批量选取产品。

  关于货号编码方面。不同的外贸公司,货号的形式各不相同,因此,系统中的货号由自己编写。编写的规则可以按价格、产品、等来编,只需要公司内部人员知道编号规则和意思就可以。可以给不常用的产品建立个目录,也可以利用客户的编号。

  关于合同制作方面。如果有两家客户购买同一种产品,这个在软件中要怎么来操作?只需选中此合同连续复制2次就可以了。

  关于订单发货方面。比如:有好几个订单,但是发货的时候只发其中2-3个,这个情况怎么来通过软件来实现?在软件系统中,可以看到目前有哪些未出货的产品列表,选中需要出货的订单,进行部分发货操作。

  外贸软件的数据保密性怎么样?其他人能不能看到我的数据?关于数据安全性、保密性方面。

  每个人员在登陆系统时,只能看到自己账号下业务范围之内的数据,别人的数据是看不到的。为了公司和个人的数据安全性和可操作性,会对帐号设置相应的工作权限,并且软件会有加密锁来保护数据。

  关于数据库的容量和反应速度方面。数据库的容量是由服务器的硬盘容量来决定的。一般情况下,客户在使用外贸软件一段时间后,建议将数据备份下,以便等需要时将数据恢复。反应速度的话,也是跟服务器、电脑的配置有关,一般运行软件的话要求内存为1G的。同时在线使用软件,叫做并发使用。以10个业务员人数为例,只要在服务器上安装一把并发的锁,就可以让10个业务员在线并发使用软件。

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