外贸发票是企业与境外公司发生出口交易事项时，根据合同内容所开具的出口发票，出口发票通常分为七联，包括存根联、记账联、出口退税联、结汇联、海关联、税务机关存根联、客户联。外贸订单完成后，财务都会对此订单进行出口退税处理，这就需要整理出报关的各项数据，再根据报关的相关数据确定采购发票的开票明细，确定无误后就会给相应的供应商发送开票通知单。外贸公司收到供应商的发票后，就要对发票进行再次登记，确定发票是否准确。在整个外贸业务流中财务确定各项发票齐全后，才会给供应商安排付款。整个流程较为复杂，当然可见发票的管理显得尤为重要。当然目前很多外贸公司已经使用专业的管理软件进行发票管理了，借助专业的外贸软件如何管理发票来提升管理效率？操作分3个步骤：

　　报关明细

　　外贸ERP管理系统对于报关业务可以实现一键化操作，外贸业务员在完成出货明细的填写后，就可以在报关明细上导入出货明细资料，这时外贸ERP管理系统会自动汇总出货明细产品的海关编码、报关箱数、数量及价格等信息，不需要人工再次录入。而且，外贸ERP管理系统还可以自动将这些货号按照海关编码进行合并，当然你也可以人工手动合并，操作便捷。

　　开票通知

　　外贸业务人员确定报关明细之后，就可以通知供应商开发票。在开票通知，可以选择这个出货单下的所有采购明细，选择完成后即生成了开票通知单，在开票通知单的对账明细，你可以看到这些货号的数量、单价、开票金额、采购单金额等，方便你对采购相关数据的核对以及验证开票金额的换汇比率是否合理。确定开票的明细没有问题之后，就可以在发票内容直接导入报关明细中的相关数据，作为通知供应商的开票内容。而且，当发票内容的数据不完全匹配时，系统会做出提示，及时提醒操作人员发现错误并修正。通知开票的发票内容确认好后，就可以选择单据输出，发送单据给供应商进行开票。

　　发票登记

　　外贸业务员收到供应商的发票之后，就可以进行发票登记了。通过外贸ERP管理系统可以快速完成所有的发票登记工作。

　　财务在付款之前，就可以从付款记录的发票明细登记这笔款项的关联发票，就可以了解发票是什么时候发过来的，发票金额是多少等，防止财务人员多付或漏付款项的情况出现。如果遇到个别合作的供应商没法开具发票，外贸ERP管理系统也可以对代开发票进行管理。

　　只需要在开票通知单，对开票厂家进行更改，将不能开票的厂家改为代开票的厂家。还可以在这里填写代开票的税点，外贸ERP管理系统会自动计算开票费用，审核开票通知单后，系统还会自动生成一笔给代开票厂家的开票费用应付账款，确保每笔货款不遗漏。

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